Réconciliation bancaire

La réconciliation bancaire dans billli vous aide à faire correspondre automatiquement les paiements entrants aux factures. Cela fait gagner du temps et assure l'exactitude de vos enregistrements.

Qu'est-ce que la réconciliation bancaire ?

La réconciliation bancaire est le processus de faire correspondre vos écritures de relevé bancaire à vos factures. Quand un client paie une facture, le paiement apparaît sur votre compte bancaire. La réconciliation connecte ce paiement à la bonne facture.

Avantages

• Gagner du temps - Faire correspondre automatiquement les paiements aux factures
• Précision - Réduire les erreurs manuelles de suivi
• Enregistrements clairs - Savoir exactement quelles factures sont payées
• Audit facile - Piste d'audit claire pour la comptabilité

Premiers pas

Formats supportés

billli accepte ces formats de relevé bancaire :

Comment fonctionne la correspondance

billli fait correspondre les paiements aux factures en utilisant :

Correspondance par QR-Référence

Quand les clients paient avec la QR-facture, la référence de paiement est incluse dans la transaction bancaire. billli utilise cette référence pour la correspondance automatique.

Référence de paiement : RF18 5390 0754 7034
→ Correspond à : Facture INV-2026-0042

C'est la méthode de correspondance la plus fiable avec plus de 99% de précision.

Correspondance par montant

Si aucune référence n'est trouvée, billli cherche :

• Des factures avec exactement le même montant
• Des factures en attente du même payeur
• Des factures récentes dans une plage de dates

Correspondance manuelle

Pour les paiements qui ne peuvent pas être mis en correspondance automatiquement :

1. Sélectionnez la transaction
2. Choisissez la facture correspondante dans le menu déroulant
3. Cliquez sur Associer

Workflow de réconciliation

Étape 1 : Import

Importez votre fichier de relevé bancaire. billli analyse les transactions et les affiche dans une liste.

Étape 2 : Correspondance automatique

billli met en correspondance automatiquement les transactions quand c'est possible. Vous verrez :

• 🟢 Associée - Correspondance automatique trouvée
• 🟡 Suggérée - Correspondance possible, vérification nécessaire
• ⚪ Non associée - Aucune correspondance trouvée

Étape 3 : Vérification

Passez en revue chaque transaction :

• Associée : Vérifiez que la correspondance est correcte
• Suggérée : Confirmez ou sélectionnez une autre facture
• Non associée : Associez manuellement ou marquez comme paiement non-facture

Étape 4 : Confirmation

Après vérification, cliquez sur Tout confirmer pour :

• Marquer les factures associées comme payées
• Enregistrer la date de paiement
• Lier les transactions aux factures

Gérer les cas particuliers

Paiements partiels

Si un client paie moins que le montant de la facture :

1. Associez le paiement à la facture
2. Sélectionnez "Paiement partiel"
3. Le solde restant reste en attente

Trop-perçus

Si un client paie plus que ce qui est dû :

1. Associez à la/aux facture(s)
2. L'excédent apparaît comme crédit
3. À appliquer aux factures futures ou à rembourser

Plusieurs factures, un paiement

Quand un client paie plusieurs factures ensemble :

1. Sélectionnez la transaction
2. Cliquez sur Associer plusieurs
3. Sélectionnez toutes les factures concernées
4. Confirmez que le total combiné correspond

Transactions hors-factures

Pour les paiements non liés aux factures (dépenses, virements) :

1. Sélectionnez la transaction
2. Cliquez sur Marquer comme autre
3. Ajoutez une catégorie et une note
4. Cela n'affectera pas le statut des factures

Bonnes pratiques

Réconcilier régulièrement

• Hebdomadaire - Pour les entreprises à fort volume
• Bimensuel - Pour un volume modéré
• Mensuel - Recommandation minimum

Ne laissez pas la réconciliation s'accumuler. Un traitement régulier la rend plus rapide et détecte les problèmes tôt.

Utiliser les références QR-facture

Encouragez les clients à payer via le scan QR-facture. La référence incluse assure une correspondance automatique.

Vérifier avant de confirmer

Vérifiez toujours les correspondances suggérées :

• Les montants correspondent-ils ?
• Vérifiez le nom du payeur
• La date a-t-elle du sens ?

Gérer les écarts

Si un paiement ne correspond pas au montant attendu :

• Frais bancaires déduits ?
• Conversion de devise ?
• Paiement partiel ?
• Mauvaise facture payée ?

Documentez la raison lors de l'association.

Dépannage

Le relevé ne s'importe pas

• Vérifiez que le format de fichier est supporté
• Assurez-vous que le fichier n'est pas corrompu
• Essayez de ré-exporter depuis votre banque

Aucune correspondance trouvée

• Le client a peut-être payé sans utiliser la QR-facture
• La référence a peut-être été mal saisie
• Vérifiez les variations de montant (frais, arrondi)

Mauvaise correspondance suggérée

• La correspondance manuelle est toujours disponible
• Vérifiez les montants en double sur différentes factures
• Vérifiez que la date de paiement a du sens

Prochaines étapes

• Suivi des paiements
• Premiers pas
• Comprendre la QR-facture