Rechnungen versenden
Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen per E-Mail versenden, PDFs herunterladen und die Rechnungszustellung in billli verwalten.
Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben, bietet billli mehrere Möglichkeiten, sie an Ihre Kunden zu liefern. Diese Anleitung behandelt Versandoptionen, E-Mail-Anpassung und Best Practices für die Zustellung.
Versandoptionen
billli bietet drei Wege zur Rechnungszustellung:
- Direkt per E-Mail - Von billli an den Posteingang Ihres Kunden senden
- PDF herunterladen - Speichern und manuell versenden
- Link kopieren - Einen webzugänglichen Rechnungslink teilen
Per E-Mail senden
Der schnellste Weg zur Rechnungszustellung:
Rechnung erstellen oder öffnen
Erstellen Sie eine neue Rechnung oder öffnen Sie einen bestehenden Entwurf.
Senden klicken
Klicken Sie auf Senden oben rechts.
Empfänger überprüfen
Bestätigen Sie, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist.
Nachricht anpassen (optional)
Fügen Sie eine persönliche Nachricht zur E-Mail hinzu.
Senden
Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung zuzustellen.
Was Ihr Kunde erhält
Kunden erhalten eine E-Mail mit:
- Ihrer persönlichen Nachricht (falls hinzugefügt)
- Rechnungszusammenfassung (Nummer, Betrag, Fälligkeitsdatum)
- PDF-Anhang mit QR-Rechnung
- Link zur Online-Ansicht der Rechnung
E-Mails werden von noreply@billli.ch gesendet. Bitten Sie Kunden, diese Adresse zu ihren Kontakten hinzuzufügen, um Spam-Filter zu vermeiden.
E-Mail-Anpassung
Standardnachricht
Legen Sie eine Standard-E-Mail-Nachricht unter Einstellungen → Rechnungen fest:
Bitte finden Sie anbei die Rechnung {invoice_number} über {amount}.
Die Zahlung ist fällig am {due_date}.
Vielen Dank für Ihren Auftrag!
Nachrichten pro Rechnung
Fügen Sie beim Versand individuelle Nachrichten hinzu:
- Dem Kunden für ein bestimmtes Projekt danken
- Kommende Arbeiten erwähnen
- Besondere Zahlungsvereinbarungen notieren
Verfügbare Variablen
Verwenden Sie diese Platzhalter in Ihren Nachrichten:
{invoice_number}- Rechnungsreferenz{amount}- Fälliger Gesamtbetrag{due_date}- Zahlungsfälligkeitsdatum{client_name}- Firmenname des Kunden
PDFs herunterladen
Um eine Rechnungs-PDF herunterzuladen:
- Öffnen Sie die Rechnung
- Klicken Sie auf Herunterladen oder das Download-Symbol
- Die PDF wird auf Ihrem Gerät gespeichert
PDF-Inhalt
Jede billli-PDF enthält:
- Professioneller Rechnungskopf mit Ihrem Branding
- Vollständige Positionsaufschlüsselung
- MWST-Zusammenfassung (falls zutreffend)
- Schweizer QR-Rechnung Einzahlungsschein (A6-Format)
PDFs sind druckfertig. Der QR-Rechnung-Bereich enthält Perforationslinien zum einfachen Abtrennen.
Rechnungsstatus
Nach dem Versand werden Rechnungen nach Status verfolgt:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht gesendet |
| Gesendet | An Kunden zugestellt |
| Angesehen | Kunde hat E-Mail/Link geöffnet |
| Bezahlt | Zahlung erhalten |
| Überfällig | Nach Fälligkeitsdatum, unbezahlt |
Erinnerungen senden
Für unbezahlte Rechnungen können Sie Zahlungserinnerungen senden:
Überfällige Rechnung öffnen
Finden Sie die Rechnung in Ihrer Rechnungsliste (nach "Überfällig" filtern).
Erinnerung senden klicken
Klicken Sie auf Erinnerung senden in den Rechnungsaktionen.
Nachricht anpassen
Passen Sie die Erinnerungsnachricht bei Bedarf an.
Senden
Der Kunde erhält eine Erinnerung mit der Originalrechnung im Anhang.
Bleiben Sie bei Erinnerungen professionell. Beginnen Sie mit einer freundlichen Erinnerung, dann verschärfen Sie den Ton bei Bedarf.
Best Practices für die Zustellung
Timing
- Montag-Mittwoch: Beste Tage für den Rechnungsversand
- Morgens: Vor 10 Uhr gesendete Rechnungen erhalten schnellere Antworten
- Freitag vermeiden: Rechnungen können übers Wochenende vergessen werden
Follow-up-Zeitplan
Empfohlener Erinnerungszeitplan:
- Am Fälligkeitstag - Freundliche Erinnerung
- 7 Tage überfällig - Zweite Erinnerung
- 14 Tage überfällig - Bestimmte Erinnerung
- 30+ Tage - Telefonanruf oder formelle Mahnung erwägen
E-Mail-Betreffzeilen
billli verwendet klare, professionelle Betreffzeilen:
- "Rechnung INV-2026-0042 von Ihre Firma"
- "Zahlungserinnerung: Rechnung INV-2026-0042"
Fehlerbehebung
E-Mail nicht erhalten
Wenn ein Kunde sagt, er hat die Rechnung nicht erhalten:
- Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist
- Bitten Sie ihn, den Spam-/Junk-Ordner zu prüfen
- Senden Sie die Rechnung erneut
- Als Backup: Herunterladen und manuell senden
Anhangsprobleme
Wenn die PDF sich nicht öffnet:
- Stellen Sie sicher, dass der Kunde einen PDF-Reader hat
- Versuchen Sie, einen Download-Link zu senden
- Prüfen Sie, ob die Datei nicht von der E-Mail-Sicherheit blockiert wird