Inviare fatture
Scopri come inviare fatture via email, scaricare PDF e gestire la consegna delle fatture in billli.
Una volta creata la fattura, billli offre diversi modi per consegnarla ai clienti. Questa guida copre le opzioni di invio, la personalizzazione email e le best practice per la consegna.
Opzioni di invio
billli fornisce tre modi per consegnare le fatture:
- Email diretta - Invia da billli alla casella di posta del cliente
- Scarica PDF - Salva e invia manualmente
- Copia link - Condividi un link web alla fattura
Invio via email
Il modo più veloce per consegnare le fatture:
Crea o apri una fattura
Crea una nuova fattura o apri una bozza esistente.
Clicca Invia
Clicca il pulsante Invia in alto a destra.
Verifica il destinatario
Conferma che l'indirizzo email sia corretto.
Personalizza il messaggio (opzionale)
Aggiungi un messaggio personale all'email.
Invia
Clicca Invia per consegnare la fattura.
Cosa riceve il cliente
I clienti ricevono un'email contenente:
- Il tuo messaggio personalizzato (se aggiunto)
- Riepilogo fattura (numero, importo, scadenza)
- Allegato PDF con QR-fattura
- Link per visualizzare la fattura online
Le email vengono inviate da noreply@billli.ch. Chiedi ai clienti di aggiungere questo indirizzo ai contatti per evitare i filtri antispam.
Personalizzazione email
Messaggio predefinito
Imposta un messaggio email predefinito in Impostazioni → Fatture:
In allegato la fattura {invoice_number} di {amount}.
Il pagamento è dovuto entro il {due_date}.
Grazie per la collaborazione!
Messaggi per fattura
Aggiungi messaggi personalizzati quando invii:
- Ringrazia il cliente per un progetto specifico
- Menziona lavori futuri
- Nota eventuali accordi di pagamento
Variabili disponibili
Usa questi segnaposto nei tuoi messaggi:
{invoice_number}- Riferimento fattura{amount}- Importo totale dovuto{due_date}- Data di scadenza{client_name}- Nome azienda del cliente
Scaricare PDF
Per scaricare un PDF della fattura:
- Apri la fattura
- Clicca Scarica o l'icona download
- Il PDF viene salvato sul tuo dispositivo
Contenuto del PDF
Ogni PDF billli include:
- Intestazione fattura professionale con il tuo branding
- Dettaglio completo delle voci
- Riepilogo IVA (se applicabile)
- Polizza di versamento QR-fattura svizzera (formato A6)
I PDF sono pronti per la stampa. La sezione QR-fattura include guide di perforazione per una facile separazione.
Stato fattura
Dopo l'invio, le fatture sono tracciate per stato:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | Non ancora inviata |
| Inviata | Consegnata al cliente |
| Visualizzata | Il cliente ha aperto l'email/link |
| Pagata | Pagamento ricevuto |
| Scaduta | Oltre la scadenza, non pagata |
Inviare promemoria
Per le fatture non pagate, puoi inviare promemoria di pagamento:
Apri la fattura scaduta
Trova la fattura nel tuo elenco (filtra per "Scadute").
Clicca Invia promemoria
Clicca Invia promemoria nelle azioni della fattura.
Personalizza il messaggio
Modifica il messaggio del promemoria se necessario.
Invia
Il cliente riceve un promemoria con la fattura originale allegata.
Mantieni i promemoria professionali. Inizia con un promemoria gentile, poi aumenta il tono se necessario.
Best practice per la consegna
Tempistica
- Lunedì-Mercoledì: Giorni migliori per inviare fatture
- Mattina: Le fatture inviate prima delle 10 ottengono risposte più veloci
- Evita il venerdì: Le fatture potrebbero essere dimenticate nel weekend
Calendario di follow-up
Programma promemoria suggerito:
- Giorno della scadenza - Promemoria gentile
- 7 giorni di ritardo - Secondo promemoria
- 14 giorni di ritardo - Promemoria deciso
- 30+ giorni - Considerare chiamata o avviso formale
Oggetti email
billli usa oggetti chiari e professionali:
- "Fattura INV-2026-0042 da La Tua Azienda"
- "Promemoria pagamento: Fattura INV-2026-0042"
Risoluzione problemi
Email non ricevuta
Se un cliente dice di non aver ricevuto la fattura:
- Verifica che l'indirizzo email sia corretto
- Chiedigli di controllare spam/posta indesiderata
- Rinvia la fattura
- Come backup, scarica e invia manualmente
Problemi con allegati
Se il PDF non si apre:
- Assicurati che il cliente abbia un lettore PDF
- Prova a inviare un link per il download
- Verifica che il file non sia bloccato dalla sicurezza email